الغرض الرئيسي من السياسة:

الغرض الرئيسي من هذه السياسة تعريف وتقديم سياسة إجراءات التزويد لمصادر المعلومات العربية في المكتبة المركزية بجامعة الأمير سلطان.

السياسة:

التعاريف:

بيان السياسة:

تقدم وتشرح هذه السياسة الإجراءات واللوائح المتبعة في تزويد المكتبة المركزية بمصادر المعلومات العربية بما يخدم ذلك أهداف الجامعة في المقررات الدراسية والعملية البحثية الحالية والمستقبلية للمستفيدين من أعضاء هيئة التدريس والطلاب والباحثين.

الإجراءات والعمليات ذات الصلة:

تتم عملية تزويد مصادر المعلومات للمجموعة العربية بالمكتبة المركزية عن طريقين وهما: الإهداء والتبادل؛ والشراء.

إجراءات الإهداء والتبادل:

أ / يتم استلام جميع المواد (كتب، نشرات، دوريات، مراجع...) باللغة العربية التي تدخل المكتبة عن طريق الإهداء والتبادل ويتم استلام الخطاب الوارد مع المواد سواء كانت هذه المواد من خارج الجامعة أو من داخلها.

ب / يتم مطابقة المواد الموجودة بالخطاب مع المواد المستلمة للتأكد من صحتها من حيث العدد (الكمية) والمضمون.

ج / يتم إعداد خطاب شكر للجهة التي أهدت المواد باسم مدير المكتبة المركزية مع توصيتها بالاستمرار في تزويد المكتبة المركزية بكل ما لديها من مواد ووضع المكتبة المركزية في قائمة الإهداء والتبادل لديها. د/ يتم فرز المواد من حيث النوع (كتب، نشرات، دوريات، مواد سمعية وبصرية...) لتجهيزها للفهرسة.

هـ/ يتم البحث في المواد وذلك بالاطلاع عليها إن كان فيها شيء مسيء للدولة أو الدين أو الجنس لوضعها ضمن المواد الممنوعة من العرض.

و/ يتم استخراج المواد التالفة منها إن وجدت لوضعها مع الكتب التي تجهز للتجليد.

ز/ يتم حفظ الخطاب الوارد مع المواد وصورة من خطاب الشكر المرسل للجهة في ملف خاص يسمى ملف (الإهداء والتبادل)

إجراءات الشراء:

أ/ يتم التواصل مع عدد من الناشرين (هاتفيا أو بريديا) واستلام قوائم الكتب منهم لاختيار ما يناسب المكتبة المركزية منها.

ب/ يتم مقارنة الأسعار والخصومات لجميع الناشرين الذين قمنا بالتواصل معهم واختيار مصادر المعلومات من دار النشر التي تقدم أفضل الأسعار وأعلى الخصومات.

ج/ يتم التواصل مع أعضاء هيئة التدريس وعمداء الكليات ورؤساء الأقسام (هاتفيا؛ أو بريديا) إن كانت لديهم أي اقتراحات لشراء مصادر المعلومات العربية التي تخدم أقسامهم الأكاديمية.

د/ يتم استلام جميع طلبات شراء الكتب العربية بواسطة (مسؤول المجموعة العربية) التي تم اختيارها من عمداء الكليات ورؤساء الأقسام؛ ويتم التنسيق معهم ومن ثم إعداد خطاب لهم بالموافقة على الشراء من قبل مدير المكتبة المركزية وإرسال الخطاب للوكيل المساعد لوكيل الجامعة للشؤون الأكاديمية.

هـ/ قبل شراء الكتب يتم البحث عنها في فهرس المكتبة المركزية للتأكد من وجودها وعدد النسخ المتوافرة منها، وذلك تفاديا للتكرار الزائد وتوفيرا للميزانية.

و/ يتم الذهاب إلى دور النشر لشراء مصادر المعلومات العربية المقترحة أو ارسالها مباشرة للمكتبة المركزية ان كان دار النشر لديهم مندوب يقوم بتوصيلها.

ز/ يتم مراجعة الكتب التي تم شراؤها مع الفواتير؛ ورفعها مع خطاب الموافقة بالشراء إلى قسم المحاسبة.

هـ/ المشاركة في جميع معارض الكتب التي تقام في الرياض وذلك بالذهاب لها لشراء مصادر المعلومات العربية منها حسب التخصصات الأكاديمية بالجامعة مع الأخذ في الاعتبار توصية عمداء الكليات وأعضاء هيئة التدريس.

ي/ يجب أن تكون جميع مصادر المعلومات العربية التي يتم شراؤها تخدم التخصصات الأكاديمية والبحثية بالجامعة.

الجمهور المستهدف من السياسة:

الجمهور المستهدف من هذه السياسية هم أعضاء هيئة التدريس والطلاب والباحثين وجميع الإداريين بجامعة الأمير سلطان.

العقوبات:

كل ما يخالف إجراءات ولوائح هذه السياسة الخاصة بتزويد مصادر المعلومات العربية بالمكتبة المركزية يتم الرجوع به لإدارة المكتبة لاتخاذ ما يلزم.